Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING
Van Hartingsveldt I Schönhagen I Ossentjuk
advocaten mediators
versie augustus 2019


Van Hartingsveldt Schönhagen Ossentjuk advocaten mediators (verder te noemen VHSO advocaten) vindt privacy belangrijk. Daarom wordt in deze verklaring informatie verstrekt over de wijze waarop persoonsgegevens door VHSO advocaten wordt verzameld, voor welk doel en hoe daarmee wordt omgegaan.

Artikel 1. Contactgegevens
1.1   VHSO advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd te (2316 XD) Leiden aan de Schipholweg 74. Telefoon: 071 – 517 64 64. E-mailadres: info@vhso.nl.

Artikel 2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
2.1   Deze privacyverklaring is van toepassing op:
  • cliënten van VHSO advocaten;
  • potentiële cliënten met wie VHSO advocaten contact heeft gehad;
  • bezoekers van de websites van VHSO advocaten;
  • alle andere personen die contact opnemen met VHSO advocaten of van wie VHSO advocaten persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld sollicitanten, relaties, leveranciers en wederpartijen.
Artikel 3. Welke persoonsgegevens verwerkt VHSO advocaten?
3.1   VHSO advocaten verwerkt persoonsgegevens die (potentiële) cliënten zelf aan VHSO advocaten hebben verstrekt; zoals bijvoorbeeld:
  • contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van een zaak van (potentiële) cliënten door een advocaat;
  • contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren;
  • contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken;
  • contactgegevens verstrekt tijdens sollicitatiegesprekken.
Onder contactgegevens wordt onder andere verstaan: voor- en achternaam; adresgegevens; telefoonnummers; emailadressen; BSN; geslacht en nationaliteit.

Persoonsgegevens die VHSO advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, zoals bijvoorbeeld:
  • persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster,
  • persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites;
  • persoonsgegevens verkrijgbaar uit (overige) openbare bronnen.
Artikel 4. Waarvoor gebruikt VHSO advocaten persoonsgegevens van (potentiële) cliënten?
4.1   VHSO advocaten gebruikt persoonsgegevens van (potentiële) cliënten voor verschillende doeleinden. Deze zijn:
  • voor het uitvoeren van een overeenkomst waarin cliënten VHSO advocaten opdracht hebben verstrekt tot het leveren van juridische diensten (waaronder advisering, bemiddeling en het voeren van gerechtelijke procedures) door VHSO advocaten;
  • voor facturatie van de verleende diensten;
  • voor het nakomen van juridische en wettelijke verplichtingen;
  • voor het onderhouden van contact met (potentiële) cliënten;
  • voor het uitvoeren en analyseren van cliënt-tevredenheidsonderzoeken.
Artikel 5. Rechtsgrond van de verwerking
5.1   VHSO advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
  • op basis van een overeenkomst; of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst;
  • op basis van een wettelijke verplichting;
  • op basis van toestemming;
  • in verband met een gerechtvaardigd belang.
Artikel 6. Verwerkers
6.1   VHSO advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens van (potentiële) cliënten dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in opdracht van VHSO advocaten persoonsgegevens verwerken. VHSO advocaten sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
6.2   VHSO advocaten werkt onder andere met dienstverleners die hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die VHSO advocaten ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van de systemen van VHSO advocaten.

Artikel 7. Persoonsgegevens delen met derden
7.1 Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens van cliënten met derden te delen. Dit voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Bijvoorbeeld bij het waarnemen van de praktijk door een andere advocaat, bij het laten uitvoeren van een deskundigenonderzoek, bij het procederen tegen een wederpartij of het sluiten van een overeenkomst. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe kunnen strekken dat door VHSO advocaten, in voorkomend geval, persoonsgegevens aan derden moeten worden doorgegeven. Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van VHSO advocaten of de verkoop van (een deel van) VHSO advocaten.
7.2 Met de derde partij die namens en in opdracht van VHSO advocaten persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door VHSO advocaten ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, een notaris, een ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.
7.3 Persoonsgegevens van (potentiële) cliënten worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Artikel 8. Gegevens naar het buitenland
8.1   VHSO advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door naar het buitenland. Indien dit toch noodzakelijk mocht blijken te zijn, zal worden nagegaan of er voldoende waarborgen zijn in het kader van de bescherming van de persoonsgegevens. Daarbij geldt dat binnen de EU (en de EER) het niveau van gegevensbescherming gelijk moet zijn, hetgeen betekent: voldoet aan de eisen van de AVG. Voor eventuele doorgiften van persoonsgegevens naar landen buiten de EU gelden aparte regels. De hoofdregel die VHSO advocaten daarbij hanteert is dat de persoonsgegevens alsdan alleen mogen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau.

Artikel 9. Beveiliging van persoonsgegevens
9.1   VHSO advocaten neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Naast technische maatregelen (het beveiligen en het up-to-date houden van de systemen) houdt dit ook in dat VHSO advocaten organisatorische maatregelen neemt waaronder het informeren van haar medewerkers over de AVG, het onderwerpen van haar medewerkers aan een verplichting tot geheimhouding en het nastreven van een clean-desk-policy. Daarnaast wordt de groep van personen die toegang heeft tot persoonsgegevens zo beperkt mogelijk gehouden.

Artikel 10. Bewaartermijn van persoonsgegevens
10.1   VHSO advocaten bewaart persoonsgegevens van (potentiële) cliënten niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens van (potentiële) cliënten worden verzameld, dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

Artikel 11. Websites en Cookies
11.1   De websites van VHSO advocaten; www.vhso-advocaten.nl en www.divorce-lawyer.nl maken gebruik van een SSL certificaat teneinde te waarborgen dat persoonsgegevens van (potentiële) cliënten niet voor derden kenbaar wordt. Via de websites van VHSO advocaten kunnen verschillende cookies worden geplaatst: functionele (noodzakelijke) cookies, analytische cookies alsmede cookies gerelateerd aan social media opties en tracking cookies voor het aanbieden van relevante content.
11.2   De websites van VHSO advocaten; www.vhso-advocaten.nl en www.divorce-lawyer.nl maken gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website(s) te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website(s) van VHSO advocaten geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Artikel 12. Hyperlinks en buttons
12.1   De websites van VHSO advocaten bevatten hyperlinks naar websites van andere partijen. VHSO advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites. Evenmin is VHSO advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites.

Artikel 13. Rechten met betrekking tot verwerkte persoonsgegevens van betrokkenen
13.1   Ieder persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebben (potentiële) cliënten het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunnen (potentiële) cliënten bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunnen (potentiële) cliënten zelfs hun gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij VHSO advocaten aan een verzoek geen, of niet volledige, uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en aan wettelijke bewaartermijnen.

Indien VHSO advocaten persoonsgegevens verwekt op basis van toestemming van een (potentiële) cliënt kan deze toestemming altijd weer worden ingetrokken.

(Potentiële) cliënten kunnen een verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens, danwel een mededeling ziende op intrekking van eerder door hen verleende toestemming, zenden naar: Van Hartingsveldt Schönhagen Ossentjuk advocaten mediators, adres: Schipholweg 74 (2316 XD) Leiden (e-mailadres: info@vhso.nl) ter attentie van dhr. mr. M.A. Ossentjuk. VHSO advocaten zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van betreffend verzoek, op verzoek van (potentiële) cliënten reageren.

Artikel 14. Klachten?
14.1   Als (potentiële) cliënten klachten hebben over hoe VHSO advocaten met hun persoonsgegevens omgaat kunnen (potentiële) cliënten contact met VHSO advocaten opnemen door een mail te sturen naar: Van Hartingsveldt Schönhagen Ossentjuk advocaten mediators, adres: Schipholweg 74 (2316 XD) Leiden (e-mailadres: info@vhso.nl) ter attentie van dhr. mr. M.A. Ossentjuk. VHSO advocaten helpt (potentiële) cliënten graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunnen (potentiële) cliënten zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 15. Veranderingen
15.1   Ontwikkelingen in regelgeving kunnen met zich meebrengen dat iets verandert in de persoonsgegevens die VHSO advocaten van (potentiële) cliënten vraagt en de wijze waarop VHSO advocaten persoonsgegevens van (potentiële) cliënten gebruikt. In dat geval zal VHSO advocaten deze privacyverklaring aanpassen.
15.2   Aanpassing van deze privacyverklaring kan op ieder gewenst moment plaatsvinden zonder voorafgaande kennisgeving. VHSO advocaten nodigt (potentiële) cliënten daarom uit de privacyverklaring zoals gepubliceerd op www.vhso-advocaten.nl en www.divorce-lawyer.nl regelmatig te checken, zodat (potentiële) cliënten geïnformeerd blijven.

versie augustus 2019